Plazo de conservación: Diez años (10)
(Art. 25.1 de la Ley 10/2010 y Art. 28.1 del Reglamento-Real Decreto 304/2014)
Inicio del plazo de conservación: (Art. 25.1 de la Ley
10/2010 y Art. 28.1 del Reglamento)
- Documentos
relativos a la aplicación de la diligencia debida: Desde
la terminación de la relación de negocios o la ejecución de la operación
ocasional.
- Documentos
relativos a las operaciones y registros: Desde la ejecución de
la operación ocasional o la terminación de la relación de negocios.
Documentos justificativos que
hay que conservar:
Documentos relativos a la aplicación de la diligencia
debida: En copia (Art. 25.1 de la Ley
10/2010 y Art. 28 del Reglamento)
- Los
relativos a la identificación formal, en todos los casos.
- Los
relativos a la identificación del titular real, en los casos en los que
ésta sea necesaria.
- Los
relativos a la averiguación del propósito e índole de la relación de
negocios.
- Los
relativos al seguimiento continuo de la relación de negocios.
Documentos relativos a las operaciones y
registros: En original o copia con fuerza probatoria (Art. 25.1 de la
Ley 10/2010 y Art. 28 y 29 del Reglamento)
- Los
relativos a las operaciones nacionales e internacionales ocasionales.
- Los
relativos a las personas que intervienen en las mismas.
- Los
relativos a las relaciones de negocio
Documentos en que se formalice el cumplimiento de las
obligaciones de comunicación y de control interno. (Art. 29 del Reglamento)
Autoridades que pueden exigirnos esta documentación: (Art. 25 de la Ley
10/2010 y Art. 30 del Reglamento)
- Comisión
de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias
- Secretaría
de la Comisión
- Servicio
Ejecutivo de la Comisión (SEPBLAC)
- Autoridades
competentes en toda investigación o análisis en materia de posibles casos
de blanqueo de capitales o de financiación del terrorismo, o agente de la
Policía Judicial de los Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado
legalmente habilitado.
Sistema de archivo: (Art. 3.2. de la Ley
10/2010 y Art. 28.2 del Reglamento)
El almacenamiento de la documentación
relativa a la identificación formal de los clientes en todos los casos (1), y
de los documentos acreditativos de la realización de operaciones cuando así
interese a los sujetos obligados (2), se hará en el primer supuesto o podrá
hacerse en el segundo en:
Soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que
garanticen:
- La
integridad de la documentación
- La
correcta lectura de los datos
- La
imposibilidad de manipulación
- La
adecuada conservación y localización
Se exceptúan los sujetos
obligados que, con inclusión de los agentes, ocupen a menos de 10 personas y
cuyo volumen de negocios anual o cuyo balance general anual no supere los 2
millones de euros, que podrán optar por mantener copias físicas de los
documentos de identificación. Esta excepción no será aplicable a los sujetos
obligados integrados en un grupo empresarial que exceda dichas cifras. (Art.
28.2 del Reglamento, en base al Art. 25.2 de la Ley)
En todo caso, el sistema de archivo de los
sujetos obligados deberá asegurar la adecuada gestión y disponibilidad de la
documentación, tanto a efectos de control interno, como de atención en tiempo y
forma a los requerimientos de las autoridades. (Art. 25.2 de la Ley
10/2010)
Comentarios operativos
En la ley de prevención del
blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo y su Reglamento de
desarrollo se eleva la obligación de conservación de los documentos a diez
años. La Cuarta Directiva (Art. 40) exige una conservación
mínima de la documentación de cinco años y máxima de 10.
Desde un punto de vista operativo, al
margen del número de años que se establece para el archivo de los documentos,
lo realmente novedoso de la legislación española es la obligación, con las
excepciones señaladas por el Reglamento, de conservar una copia de los
documentos de identificación formal de los clientes en soportes
ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, la
correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada
conservación y localización.
Y además, que para toda la documentación se ha de organizar un sistema de archivo que asegure la apropiada gestión y
disponibilidad de la documentación, tanto a efectos de control interno, como de
atención en tiempo y forma a los requerimientos de las autoridades.
La obligación de conservación tiene por objeto, su uso en
toda investigación o análisis en materia de posibles casos de blanqueo de
capitales o de financiación del terrorismo, por parte del Servicio Ejecutivo de
la Comisión o de cualquier otra autoridad legalmente competente. (Art. 25.1 de
la Ley).
El Reglamento incide en este objetivo respecto al mantenimiento de
registros de operaciones nacionales e internacionales, para permitir la reconstrucción de operaciones individuales y que éstas puedan surtir,
si fuera necesario, efectos probatorios. (Art. 29 del Reglamento)
El Reglamento, en su Art. 28.1 hace
especial mención a los siguientes documentos que deben conservarse: “copias
de los documentos fehacientes de identificación, las declaraciones del cliente,
la documentación e información aportada por el cliente u obtenida de fuentes
fiables independientes, la documentación contractual y los resultados de
cualquier análisis efectuado”
Gran parte de los sujetos obligados
financieros han considerado que el mejor sistema de archivo para el
cumplimiento de la Ley y el Reglamento, y aún para el necesario control
operativo, se consigue mediante el “expediente electrónico” de cada cliente, para
lo que convierten en copia electrónica los documentos de diligencia debida
que se generan actualmente en papel, y los archivan de forma automática en cada
expediente particular, garantizando su integridad, la correcta lectura de los
datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y
localización.
Asimismo el Reglamento, en el Art. 28.2,
deja al arbitrio de cada sujeto obligado, el conservar también en
soportes ópticos, magnéticos o electrónicos, “las copias de los
documentos acreditativos de la realización de operaciones de ingreso, retirada
o traspaso de fondos desde una cuenta en una entidad de crédito y los que
acrediten la orden o recepción de transferencias de fondos realizadas en
entidades de pago u operaciones de cambio de moneda”.
En la actividad financiera y en otras
muchas empresas, especialmente las de valores, el expediente electrónico
permite la conexión informatizada que existe de cada cliente con el histórico del
seguimiento continuo de sus relaciones de negocio, que también cumplen con el
Art. 28.2 del Reglamento, con lo que se completa la información pasiva del
cliente (expediente electrónico) y la información activa del mismo (seguimiento
continuo); esta sincronización asegura la apropiada gestión y
disponibilidad de la documentación de cada cliente, tanto a efectos de control
interno, como de atención en tiempo y forma a los requerimientos de las
autoridades.
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