La identificación formal de clientes: operativa normal, planificación interna y exigencia normativa

 La identificación formal de clientes: operativa normal, planificación interna y exigencia normativa

Análisis actualizado de los artículos 4 a 7 del Reglamento de la Ley 10/2010

La identificación formal de los clientes es el primer paso operativo en cualquier sistema de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.

Regulada en la Sección 1.ª del Capítulo II del Reglamento (Real Decreto 304/2014), esta medida de diligencia debida es obligatoria para todos los sujetos obligados, y debe realizarse:

• antes de establecer la relación de negocio,
• o antes de ejecutar cualquier operación ocasional,
• salvo en los casos excepcionales previstos en el artículo 12 de la Ley y el artículo 21 del Reglamento.

1. Identificación formal: concepto y exigencia previa

La identificación formal implica:

• identificar a la persona física o jurídica mediante documentos fehacientes,
• comprobar la autenticidad de esos documentos y la veracidad de los datos,
• confrontar la identidad con listas de sanciones financieras internacionales.

Debe realizarse con carácter previo a cualquier relación de negocio u operación ocasional, salvo en los casos no presenciales, que requieren medidas reforzadas.

2. Documentos fehacientes según el artículo 6 del Reglamento

Personas físicas españolas

• Documento Nacional de Identidad (DNI)

Personas físicas extranjeras

• Tarjeta de residencia
• Tarjeta de identidad de extranjero
• Pasaporte
• Documento oficial de identidad del país de origen (UE/EEE)
• Documento expedido por el MAEC para personal diplomático

Personas jurídicas

• Documentos públicos que acrediten existencia, denominación, forma jurídica, domicilio, administradores, estatutos y NIF
• Certificación del Registro Mercantil (presencial o telemática)

Excepciones

• Otros documentos expedidos por autoridad gubernamental, con fotografía y garantías de autenticidad

3. Planificación interna de la identificación formal

La planificación depende de:

• la complejidad operativa del sujeto obligado,
• el riesgo intrínseco de su actividad,
• y el régimen de umbrales del artículo 38 de la Ley.

Todos los sujetos obligados deben establecer:

• políticas y procedimientos escritos de identificación formal,
• una política expresa de admisión de clientes,
• y medidas de control interno proporcionales al riesgo.

Incluso los sujetos incluidos en el régimen de umbrales deben tener un sistema interno de identificación, aunque sea informal.

4. Riesgo, umbrales y obligación documental

El artículo 26 de la Ley exige que los sujetos obligados:

• aprueben por escrito políticas de diligencia debida,
• definan tipos de clientes de riesgo superior,
• adopten precauciones reforzadas para clientes de alto riesgo.

Los artículos 31 y 32 del Reglamento establecen excepciones, pero el riesgo operativo siempre prevalece sobre el umbral cuantitativo.

Ejemplo: un abogado que asesora en operaciones inmobiliarias o societarias debe aplicar medidas equivalentes a las de una entidad financiera, aunque esté formalmente excluido del régimen documental.

5. Normalización y exigencia externa

La legislación sobre PBC/FT ha homogeneizado los procedimientos de identificación formal en todos los países, como ocurrió con el Plan General Contable.

La identificación ya no es solo una práctica empresarial prudente: es una exigencia legal, reglamentaria y operativa, que debe integrarse en los sistemas de control interno.

Conclusión

La identificación formal de los clientes es el fundamento operativo de todo sistema de prevención.

No basta con conocer la norma: hay que planificar su aplicación, adaptarla al riesgo, documentarla y supervisarla.

Esta entrada  complementa  mi entrada de 2015, mucho más extensa pero con aspectos de interés, que puede analizarse aquí.