Conservación documental y expediente electrónico en la prevención del blanqueo de capitales: evolución normativa y aportes de la IA

 

Conservación documental y expediente electrónico en la prevención del blanqueo de capitales: evolución normativa y aportes de la IA

💥La conservación documental constituye uno de los pilares operativos del sistema de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo (PBC/FT). Desde la entrada en vigor de la Ley 10/2010 y su desarrollo reglamentario, las obligaciones en esta materia han evolucionado, incorporando nuevas exigencias derivadas de las Directivas AML V y VI, así como del Real Decreto 609/2023, que regula el Registro Central de Titularidades Reales.

1. Marco normativo actualizado

El sistema legal vigente exige a los sujetos obligados conservar durante al menos diez años:

• Documentación de identificación formal del cliente.

• Registros de operaciones relevantes o sospechosas.

• Comunicaciones internas y externas relacionadas con el cumplimiento.

• Informes del experto externo y auditorías internas.

Estas obligaciones se refuerzan con el principio de trazabilidad documental, que permite reconstruir la relación de negocios en caso de inspección o requerimiento judicial.

2. Del archivo físico al expediente electrónico

La transformación digital ha consolidado el expediente electrónico como estándar operativo. Este debe garantizar:

• Integridad: los documentos no deben ser alterables.

• Autenticidad: deben conservarse con firma digital o mecanismos equivalentes.

• Accesibilidad: deben estar disponibles para consulta inmediata por autoridades competentes.

• Trazabilidad: debe registrarse quién accede, modifica o consulta cada documento.

El expediente electrónico permite una gestión más eficiente, segura y auditable del cumplimiento documental.

3. Aplicaciones de inteligencia artificial en la gestión documental

La IA aporta valor añadido en tres niveles:

• Clasificación automática: algoritmos que identifican y etiquetan documentos según su contenido (identificación, operaciones, alertas).

• Detección de inconsistencias: análisis de patrones para identificar documentos duplicados, incompletos o incoherentes.

• Asistencia en auditorías: generación de informes, verificación de cumplimiento y simulación de escenarios de inspección.

Estas herramientas permiten reforzar el control interno y anticipar riesgos operativos.

4. Coordinación con el Registro de Titularidades Reales

Desde julio de 2023, los sujetos obligados deben consultar el Registro Central de Titularidades Reales como parte del proceso de identificación del titular real. Esta consulta debe quedar documentada en el expediente electrónico, junto con cualquier discrepancia detectada.

5. Buenas prácticas operativas

• Protocolos de conservación documental adaptados a la actividad.

• Revisión periódica de la integridad del expediente electrónico.

• Integración de sistemas de IA para clasificación y verificación.

• Registro de accesos y modificaciones con trazabilidad completa.

• Coordinación con el área jurídica y de auditoría interna.

📌 Esta entrada actualiza el análisis publicado en noviembre de 2017 sobre la conservación documental en la prevención del blanqueo de capitales. Para quienes deseen contrastar ambos enfoques, pueden consultar la publicación original aquí.