Identificación formal presencial: pautas operativas para la verificación de documentos fehacientes
Actualización técnica sobre el artículo 6 del Reglamento y la profesionalización del proceso de verificación
La identificación formal presencial es el acto fundacional de la diligencia debida.
Presupone la presencia física del cliente ante el verificador, y exige:
- la comprobación de la autenticidad del documento,
- la confrontación de los datos biométricos,
- y la aplicación de un procedimiento profesional, documentado y trazable.
Esta entrada ofrece pautas concretas para diseñar y aplicar ese procedimiento, especialmente en sujetos obligados con atención directa al público.
1. Fundamento normativo y exigencia operativa
La identificación formal presencial está regulada en el artículo 6 del Reglamento de la Ley 10/2010.
Debe realizarse:
- antes de establecer la relación de negocio,
- o antes de ejecutar una operación ocasional que supere los umbrales del artículo 38 de la Ley.
El documento presentado debe ser fehaciente, y el verificador debe comprobar:
- su autenticidad,
- la correspondencia biométrica,
- y la ausencia de alteraciones o suplantaciones.
2. Elementos clave del proceso presencial
El proceso de verificación presencial implica tres elementos:
- El verificador: persona formada, responsable y dotada de medios.
- El cliente: persona física que presenta el documento.
- El documento fehaciente: DNI, pasaporte, tarjeta de residencia, etc.
El verificador representa al sujeto obligado, y por tanto, también a sus administradores y directivos (art. 54 de la Ley).
Su actuación debe estar respaldada por:
- políticas escritas,
- procedimientos claros,
- y formación técnica y psicológica.
3. Objetivos del procedimiento de verificación
Todo procedimiento de verificación presencial debe perseguir dos objetivos:
- Evitar la aceptación de documentos falsificados,
- Asegurar la correspondencia biométrica entre documento y portador.
Para ello, se deben contemplar:
- formación técnica sobre medidas de seguridad,
- formación psicológica para detectar engaños,
- dotación mínima de herramientas (lupa, luz UV, etc.),
- y protocolos de actuación ante dudas o irregularidades.
4. Tipos de engaño más frecuentes
Los delincuentes utilizan tres modalidades de engaño:
a) Documentos totalmente falsificados
- Requieren falsificadores expertos.
- Son detectables mediante análisis de medidas de seguridad.
b) Documentos sustraídos o perdidos, con datos modificados
- Muy frecuentes.
- Se modifican fotos o fechas para adaptarlos al portador.
c) Documentos verdaderos, sin modificación, usados con técnicas de persuasión
- El delincuente distrae al verificador para evitar el control.
- Se aprovechan de momentos de estrés o falta de formación.
5. Formación de verificadores: técnica y psicológica
La formación debe incluir:
- Verificación técnica: medidas de seguridad, tipos de documentos, herramientas.
- Verificación psicológica: detección de engaños, gestión de dudas, trato al cliente.
Debe impartirse por:
- personal interno especializado,
- o entidades externas acreditadas.
Debe ser obligatoria para todo empleado que participe en procesos de contratación o control documental (art. 29 de la Ley).
6. Protocolos ante documentos dudosos
Los procedimientos deben incluir:
- cómo actuar ante dudas,
- cómo preservar la cadena de custodia,
- cómo remitir documentos a laboratorios externos,
- cómo obtener copias o grabaciones de seguridad,
- cómo tratar al cliente con respeto y firmeza.
El verificador debe saber que:
- no debe devolver el documento si hay sospecha,
- puede pedir ayuda a compañeros,
- y debe preservar huellas y rastros biológicos si se incauta el documento.
7. Verificación básica vs. verificación especializada
El proceso de identificación formal presencial puede estructurarse en dos niveles operativos, según la complejidad del documento y el riesgo de la operación:
Verificación básica
Es la que realiza el verificador en el punto de atención, durante el contacto directo con el cliente.
Sus características principales son:
- se ejecuta en tiempo real,
- requiere formación mínima y herramientas simples (lupa, luz UV, guía de documentos),
- tiene un tiempo limitado de ejecución (entre 30 segundos y 2 minutos),
- permite detectar alteraciones evidentes, incoherencias o suplantaciones básicas.
Debe estar respaldada por un protocolo claro, y el verificador debe saber cómo actuar ante dudas, cómo registrar la incidencia y cómo escalar el caso.
Verificación especializada
Es la que realiza personal técnico o laboratorios externos, cuando el documento presenta indicios de falsificación o requiere análisis profundo.
Sus características son:
- se realiza fuera del punto de atención,
- utiliza equipos avanzados (microscopía, espectroscopía, análisis de tintas, etc.),
- permite detectar falsificaciones sofisticadas,
- genera un archivo fotográfico y documental del análisis.
Ambos niveles deben estar conectados por un procedimiento trazable: el verificador básico debe saber cuándo y cómo derivar un documento a verificación especializada, y el resultado debe incorporarse al expediente del cliente.
Ambas deben estar conectadas por protocolos claros y trazables.
Conclusión
La identificación formal presencial no es un trámite.
Es un acto técnico, jurídico y operativo que requiere planificación, formación y profesionalización.
Los sujetos obligados deben:
- diseñar políticas y procedimientos claros,
- formar a sus verificadores,
- dotarlos de medios,
- y establecer protocolos ante irregularidades.
Porque la seguridad de las relaciones de negocio empieza en el primer gesto: verificar que quien está delante es quien dice ser.
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