Al hablar de la “comprobación
de la identidad” exigida por el Art. 4 del Reglamento de la Ley 10/2010, he
indicado la obligación que tienen los sujetos obligados de filtrar, a través de
las listas de sanciones financieras,
las identidades de las personas físicas y jurídicas con las que pretendan
establecer relaciones de negocio o intervenir en cualesquiera operaciones
ocasionales, a partir de un determinado umbral cuantitativo.
Esta es una obligación
práctica que no acaba en el proceso de identificación formal de los clientes,
sino que tiene continuidad durante el seguimiento continuo de la relación de
negocios, por lo que el filtraje periódico a través de las listas de
sanciones financieras ha de estar muy bien estructurado dentro de los
procedimientos internos diseñados por los sujetos obligados, especialmente por los que tienen clientes y negocios de riesgo.
Atendiendo a esta
complejidad operativa, el SEPBLAC publicó en enero de 2015 un manual de buenas
prácticas dedicado a la “aplicación de
listas de personas y entidades sujetas a sanciones y contramedidas
internacionales”, que yo comenté públicamente en su día desde un punto de
vista operativo.
Considero de interés
traer aquel análisis a este Blog, puesto que siguen vigentes aquellos
comentarios que hice y sobre todo, porque en la página Web del SEPBLAC continúa
publicado el manual de buenas prácticas, por lo que su consulta periódica resulta
obligada a todos los responsables de control interno y a los asesores de cumplimiento PBCFT.
No es una materia
que pueda ser aplicada de la misma forma por todos los sujetos obligados, como
se indica en el propio manual, pero su conocimiento resulta conveniente aún para aquellos sujetos
obligados de poco riesgo, porque aporta ideas para que también ellos puedan
cumplir, de la mejor manera posible y
con la ayuda de sus asesores si fuera necesario, con esta importante obligación
práctica de diligencia debida.
En el mes de enero
de 2015, el Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de
Capitales e Infracciones Monetarias (SEPBLAC), publicó un manual de buenas
prácticas para la “aplicación de
listas de personas y entidades sujetas a sanciones y contramedidas financieras
internacionales”.
En su introducción,
el manual explica que “la Unión Europea, de acuerdo con los
objetivos de la Política Exterior y de Seguridad Común, ha impuesto, por
iniciativa propia o de acuerdo con las Resoluciones del Consejo de Seguridad de
las Naciones Unidas, medidas restrictivas y sanciones de distinta naturaleza a
determinados países y a las personas físicas y jurídicas que se enumeran
expresamente en los instrumentos jurídicos correspondientes.
Entre las obligaciones
impuestas destacan, entre otras, las de acordar la congelación o bloqueo de los
fondos y recursos económicos de determinadas personas físicas o jurídicas, y la
prohibición de ponerlos a su disposición o utilizarlos en su beneficio.
La normativa española
de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo
recuerda expresamente que, aparte de las que pudieran acordarse por las
autoridades nacionales, las medidas restrictivas y sanciones de la Unión
Europea son de aplicación obligatoria, siendo su incumplimiento constitutivo de
infracción grave o muy grave.”
La publicación del
Manual de buenas prácticas del SEPBLAC constituye una buena ocasión para
recordar esta importante materia de cumplimiento, teniendo en cuenta la
modificación habida del Art. 42 de la Ley 10/2010, por la Disposición final
sexta de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la
información pública y buen gobierno, y el Art. 48 del Reglamento, que trata de
la congelación o bloqueo de fondos o recursos económicos.
Objeto de estudio del Manual de buenas prácticas
Conviene delimitar
perfectamente el objeto de estudio del Manual de buenas prácticas del SEPBLAC,
que trata de la “Aplicación de listas de
personas y entidades sujetas a sanciones y contramedidas financieras
internacionales”, del trabajo que han de realizar los sujetos
obligados para cumplir con la prevención
de la financiación del terrorismo y con la prevención de la financiación de proliferación de armas de destrucción
masiva y también, del trabajo específico relacionado con la congelación o bloqueo de esta financiación,
una vez que ésta ha sido descubierta por cualquier medio.
La prevención de estas dos materias de estudio resulta bastante
compleja para la mayoría de los sujetos obligados, por lo que queda reservada
fundamentalmente a las entidades financieras, aunque existen otros sujetos
obligados que tienen un gran riesgo, y que por lo tanto han de desarrollar sus
propias técnicas de prevención, que no
siempre coinciden con las que utilizan las entidades financieras para estos
mismos objetivos.
Ante la limitación evidente
de técnicas y medios, puesto que hemos de reconocer que aún está en mantillas
la colaboración público-privada necesaria para el desarrollo de este tipo de
investigaciones, los reguladores internacionales se han visto en la necesidad
de buscar algunas herramientas que ofrecer a los sujetos obligados, con el fin
de que éstos colaboren operativamente en la prevención y en el bloqueo. Estas herramientas son las listas de
sanciones y contramedidas financieras internacionales.
Como muy bien
indica el SEPBLAC en la introducción de su Manual de buenas prácticas, el
objetivo de las listas es la congelación o bloqueo inmediato de esta
financiación por parte de los sujetos obligados, y por ello explica que “las medidas restrictivas aprobadas
por la Unión Europea constituyen prohibiciones absolutas, por lo que la falta
de congelación o bloqueo de fondos de personas o entidades designadas supone la
comisión de una infracción administrativa.”
Puesto que el
Servicio Ejecutivo tiene encomendadas las funciones de supervisión e inspección sobre el bloqueo de la financiación del
terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción
masiva, en la práctica diaria de su
trabajo de supervisión e inspección ha ido comprobando que, la aplicación de
las listas de personas y entidades sujetas a sanciones y contramedidas
financieras internacionales, por parte de bastantes sujetos obligados, se
realiza de una forma burocrática y testimonial y sin un mínimo planeamiento
operativo interno que mejore el rendimiento de la herramienta.
Justificación jurídica de las listas de sanciones y
contramedidas financieras internacionales
Antes de proceder
al análisis operativo del documento de buenas prácticas del SEPBLAC, conviene
tener claro el origen jurídico de las “sanciones” referenciadas en el Art.
42.1 de la ley 10/2010: “Las sanciones financieras
establecidas por las Resoluciones del Consejo de Seguridad de naciones Unidas
relativas a la prevención y supresión del terrorismo, y a la prevención,
supresión y disrupción de la proliferación de armas de destrucción masiva y de
su financiación, serán de obligada aplicación para cualquier persona física o
jurídica en los términos previstos por los reglamentos comunitarios o por
acuerdo del Consejo de Ministros, adoptado a propuesta del Ministerio de
Economía y Competitividad.”
Los Reglamentos
comunitarios a que hace referencia el Art. 42.1 de la Ley 10/2010, son los
siguientes:
- Reglamento 2580/2001, que permite la creación de listas de personas físicas y de organizaciones como anexos a este Reglamento por decisión del Consejo.
- Reglamento 881/2002 (anteriormente 467/2001), que permite a la Comisión europea cumplir con las orientaciones del Comité de Sanciones del Consejo de Seguridad de Naciones Unidas, contra la red Al-Qaida y sus ramificaciones.
El método que los Reglamentos comunitarios imponen a
los sujetos obligados, para cumplir con las sanciones financieras, consiste en el filtrado a través del “Listado de sanciones de la Unión Europea”
de las identidades de las personas y entidades con las que operan.
El listado de la
Unión Europea se genera en una base de
datos única que está alimentada por la Comisión Europea y por la Federación
Bancaria Europea. La lista está disponible y puede descargarse a través
del website de la Unión Europea:
Desde el año 2001,
estos Reglamentos están siendo modificados en sus Anexos, puesto que los
listados que contienen van variando en su información como resultado de las
investigaciones internacionales sobre blanqueo y terrorismo.
Además de en el
Art. 42 de la Ley 10/2010, también se trata esta materia en el Art. 51.2 de la
misma Ley, que forma parte del Capítulo VIII que trata del régimen sancionador:
“En los términos previstos por los Reglamentos
comunitarios que establezcan medidas restrictivas específicas de conformidad
con los artículos 60, 301 o 308 del Tratado Constitutivo de la Comunidad
Europea, constituirán infracciones muy graves de la presente Ley las
siguientes:
- a) El incumplimiento de la obligación de congelar o bloquear los fondos, activos financieros o recursos económicos de personas físicas o jurídicas, entidades o grupos designados.
- b) El incumplimiento de la prohibición de poner fondos, activos financieros o recursos económicos a disposición de personas físicas o jurídicas, entidades o grupos designados.”
En España, la única
lista de sanciones de obligada consulta es la que publica la Unión Europea.
Pero como las entidades financieras españolas tienen cada vez más presencia
internacional, o pertenecen a Grupos financieros cuya matriz está fuera de España, suelen
también tener en cuenta otros listados de sanciones financieras diferentes del
europeo, para evitar así efectos reputacionales negativos en el caso de que su
nombre apareciera ligado en algún
momento, a alguna investigación sobre terrorismo o delincuencia organizada
generada en estos terceros países. (En este sentido resulta también muy
importante la lista OFAC del Tesoro de EE.UU.)
Conviene señalar
que las listas de sanciones de la UE, o las listas OFAC de EE.UU, no son
herramientas de prevención sino herramientas de bloqueo, por lo que resulta
imprescindible que los sujetos obligados tengan claras y diferenciadas en sus controles
internos, las medidas de prevención y
las medidas de congelación o bloqueo; estas
últimas están establecidas en la Ley 12/2003, de 21 de mayo, de bloqueo de
la financiación del terrorismo.
Los listados de
sanciones son públicos y por tanto gratuitos en su descarga, aunque son
dificultosos de manejar si no se dispone para ello de alguna herramienta
informática que sea adecuada, puesto que de no ser así, la comprobación
realizada termina siendo muy poco fiable.
Para solucionar el
problema de la fiabilidad, normalmente
los sujetos obligados utilizan plataformas tecnológicas propias o contratadas,
que además de facilitar ese trabajo mediante operativas “on-line” y/o “batch”, suelen contar con soluciones tecnológicas
para evitar los falsos positivos y que además, dejan el rastro probatorio necesario
para un posterior análisis forense, en el caso de que por cualquier causa se
iniciara algún proceso de investigación de blanqueo de capitales o de
financiación del terrorismo por el SEPBLAC, o por otra autoridad competente.
Esta forma de
operar, especialmente dentro del sector financiero, está recogida por el
SEPBLAC en los puntos (BP8) y (BP9) de su manual de buenas prácticas:
BP8 (Conocer bien el contenido y la estructura de las
listas)
“El punto de partida en la valoración de las decisiones a
adoptar respecto a cómo obtener las listas, y en su aplicación posterior, es
conocer con cierta profundidad el contenido y la estructura de las listas
publicadas.
Debe tenerse en cuenta que las listas aprobadas por
Reglamentos comunitarios son obligatorias desde el momento de su publicación,
por lo que las entidades deben encontrarse en condiciones de aplicar desde ese
momento las sanciones y contramedidas financieras previstas en los mismos. En
el caso de listados aprobados por Naciones Unidas, aunque no directamente
obligatorios para los sujetos obligados, son incorporados posteriormente por
Reglamentos comunitarios, por lo que resulta buena práctica que las entidades
tengan un conocimiento de los mismos, de tal manera que puedan anticipar su
aplicación.”
BP9 (Justificar en su caso, la conveniencia de
contratar un determinado proveedor externo de listas)
“Si bien las listas obligatorias son públicamente
accesibles – Las Naciones Unidas y la Unión Europea facilitan en sus páginas de
internet la relación actualizada de personas físicas y jurídicas incluidas en
listas – muchas entidades prefieren acudir a proveedores externos que les
facilitan estas listas. Al elegir un proveedor, se deberían tener en cuenta
especialmente las garantías de servicio ininterrumpido que ofrece y su rapidez
en la incorporación de las adiciones o modificaciones que se realicen en las
listas oficiales.”
En estos listados
se incluyen los datos y filiación de personas físicas, así como los datos de
determinadas empresas, que han de ser objeto de comprobación por los sujetos
obligados en el desarrollo de sus actividades financieras o comerciales, de
manera que, si se detectara el nombre de alguna de estas personas o empresas,
las entidades deberían de abstenerse de operar con ellas y en su caso, proceder
de inmediato al bloqueo o congelación de los fondos o activos propiedad de las
mismas.
Estas medidas tan
drásticas tienen su justificación en el hecho de que los terroristas y los delincuentes en general,
precisan de fondos económicos para financiar sus atentados o sus actividades
delictivas y para ello suelen utilizar los sistemas financieros de los diferentes
países.
El filtro por las
listas de sanciones no sería efectivo, si las autoridades no alimentaran de
forma continua esta herramienta de congelación o bloqueo.
Análisis operativo del Manual de buenas prácticas en
la aplicación de listas de personas y entidades sujetas a sanciones y
contramedidas financieras internacionales, publicado por el SEPBLAC en enero de
2015.
En la introducción
del Manual, el SEPBLAC indica que las buenas prácticas que propone en su
documento son aplicables fundamentalmente a las entidades financieras, aunque sugiere
que podrían ser utilizadas, con las necesarias adaptaciones, por el resto de los
sujetos obligados, puesto que igualmente que aquellas, han de cumplir con las sanciones
y contramedidas financieras internacionales y para ello tendrán que
desarrollar alguna metodología de cumplimiento.
Con las lista de sanciones
sucede lo mismo que con los umbrales exentos de determinadas medidas de
diligencia debida y de control interno, puesto que los sujetos obligados que están dentro de los umbrales de
exención han de desarrollar algún método interno que les permita cumplir de forma eficiente con la Ley 10/2010
y con su Reglamento, aunque estén liberados de realizar determinadas “obligaciones
formales”.
En la introducción
del Manual, se indica que el documento de buenas prácticas no supone la
imposición de obligaciones adicionales, ni la intensificación de las
obligaciones previstas en la normativa aplicable en materia de sanciones y
contramedidas financieras internacionales.
El SEPBLAC se ha
limitado a recoger las experiencias positivas que ha ido obteniendo de los
sujetos obligados durante su labor de Supervisión, uniéndolas a sus propias
experiencias como Unidad de Inteligencia Financiera, creando con todo ello un
modelo temporal que se adapta bastante bien al actual estado de la técnica,
pero que mañana podría estar superado por la propia evolución de esa misma
técnica.
Como el Manual de
buenas prácticas toca diversos aspectos complejos agrupándolos en temas,
nosotros vamos a reordenar estos mismos temas en procesos, cambiando para ello algunas
de sus denominaciones.
- Listas (Equivalente a “Buenas prácticas en la obtención de las listas a verificar”)
- ¿Cómo aplicarlas? (Equivalente a “Buenas prácticas en el proceso de aplicación”)
- ¿Dónde aplicarlas? (Equivalente a “Buenas prácticas en la determinación de bases de datos y transacciones”)
- Gestión de las alertas (Equivalente a “Buenas prácticas en la gestión de alertas”)
- Toma de decisiones ( Equivalente a “Buenas prácticas en el tratamiento de los casos de coincidencia real con listas”)
LISTAS
Las buenas
prácticas en la obtención de las listas de sanciones, es un tema que he
analizado en un apartado anterior, por lo que no insistiré en el mismo.
¿CÓMO APLICARLAS?
El Manual de buenas
prácticas, en relación con los procesos de aplicación de las listas de
sanciones, plantea varios problemas prácticos que ya tienen solucionados gran parte de los sujetos obligados
financieros, como son: (BP10) la
necesidad de disponer de herramientas tecnológicas, propias o externas, para el
filtrado de las listas, (BP11) la
valoración de la homonimia o similitud de nombres obtenidos en el filtrado, (BP12) la verificación mediante procesos “on line” o procesos “batch”, (BP13) la periodicidad de las
verificaciones, (BP14) la
comprobación práctica del funcionamiento de los sistemas de verificación, (BP15) el registro de las verificaciones
efectuadas, y (BP16) la
participación activa de los órganos de prevención en el diseño y modificación
de los procesos de verificación.
Analicemos este
proceso con criterios prácticos:
Las recomendaciones
(BP10) y (BP11) tienen un evidente sentido, porque desde un punto de vista
operativo el filtraje de los clientes y operaciones, a través de las listas de
sanciones, y la gestión de las alertas
generadas mediante estos procesos, no son fáciles de administrar para aquellos
sujetos obligados que no dispongan de las herramientas tecnológicas adecuadas, puesto
que los listados de sanciones ofrecen datos de muy baja calidad, lo que propicia
la aparición de numerosos falsos positivos.
En cuanto a la
determinación de los procesos en “on line” o en “batch”, dependerá de que se
esté ante nuevos clientes u operaciones, donde las comprobaciones con las
listas han de hacerse preferentemente en tiempo real (“on line”), o de que el filtraje de las bases de datos de clientes se deba
a la publicaciones de nuevas listas de sanciones o a la modificaciones de las ya
existentes, en cuyo caso los procesos podrían hacerse de forma diferida y mediante
lotes (“batch”) (BP12). Como muy
bien se indica en el Manual, estas diferentes eventualidades deberán quedar
establecidas por escrito en los procedimientos internos, porque afectan a las
modalidades de los procesos y a su periodicidad (BP13).
En cuanto al resto
de recomendaciones, hay que decir que ya existen muchas empresas que ofrecen a
los sujetos obligados, mediante el pago por uso, plataformas tecnológicas para
el filtrado de las listas de sanciones si no las tienen desarrolladas en
propiedad (BP10). Normalmente, el
filtrado por las listas de sanciones suele estar integrado como módulo
independiente, dentro de plataformas tecnológicas PBCFT que tienen otras
variadas funciones de prevención, y son muy
cuidadosas respecto a su fiabilidad operativa (BP14).
Estas plataformas tecnológicas
dejan el necesario rastro probatorio para un posterior análisis forense, en el
caso de que por cualquier razón se iniciara un proceso de investigación de
blanqueo por el SEPBLAC u otra autoridad competente nacional o internacional,
con lo que cumplen la buena práctica recomendada
(BP15).
¿DÓNDE APLICARLAS?
En el Manual, el
tema dedicado a las buenas prácticas en la determinación de bases de datos y
transacciones, pretende orientar a los sujetos obligados sobre el
dónde aplicar el filtro de las listas de sanciones,
y para ello da siete consejos, que para su aplicación práctica habrá que
contextualizar dentro de algún proceso previo que no se explica en el documento,
pero que se da por hecho.
Entramos de nuevo
en el espinoso asunto de las “Recomendaciones
sobre las medidas de control interno para la prevención del blanqueo de
capitales y de la financiación del terrorismo”, difundidas por el Director
del SEPBLAC en abril de 2013 y que aún tienen su vigencia operativa para el
Supervisor y, es por ello por lo que siguen apareciendo en los informes y
publicaciones del SEPBLAC, aunque ahora estén desprovistas de cualquier imposición
de obligaciones adicionales a las previstas en la normativa española de PBCFT:
Para valorar la
vigencia operativa de este documento de recomendaciones, hemos de analizar el
Art. 32 del Reglamento de la Ley 10/2010, que trata del “Análisis del Riesgo” y que dice así:
- Los procedimientos de control interno se fundamentarán en un previo análisis de riesgo que será documentado por el sujeto obligado. El análisis identificará y evaluará los riesgos del sujeto obligado por tipos de clientes, países, o áreas geográficas, productos, servicios, operaciones y canales de distribución, tomando en consideración variables tales como el propósito de la relación de negocios, el nivel de activos del cliente, el volumen de las operaciones y la regularidad o duración de la relación de negocios.
- El análisis de riesgo será revisado periódicamente y, en todo caso, cuando se verifique un cambio significativo que pudiera influir en el perfil de riesgo del sujeto obligado. Asimismo, será preceptiva la realización y documentación de un análisis de riesgo específico con carácter previo al lanzamiento de un nuevo producto, la prestación de un nuevo servicio, el empleo de un nuevo canal de distribución o el uso de una nueva tecnología por parte del sujeto obligado, debiendo aplicarse medidas adecuadas para gestionar y mitigar los riesgos identificados en el análisis.
A la vista de las
exigencias del Art. 32 del Reglamento, el documento de recomendaciones del
SEPBLAC sobre medidas de control interno,
constituye un Modelo interesante para los sujetos obligados, porque al igual que sucede
con el Manual de buenas prácticas que estamos analizando, el SEPBLAC recoge en
aquel las experiencias positivas que ha ido obteniendo de los sujetos obligados
durante su labor de Supervisión, y las ha unido a sus propias experiencias como
Unidad de Inteligencia Financiera.
Este Modelo puede
utilizarse perfectamente para confeccionar el Informe de Autoevaluación del
Riesgo que exige el Art. 32.1 del Reglamento y que nos servirá ahora para
responder a la pregunta que nos hemos hecho sobre dónde aplicar las listas de sanciones.
Criterio general
sobre dónde aplicar las listas de sanciones
Las listas de sanciones han de aplicarse a todos los
clientes, sean éstos personas físicas o jurídicas y también, a todas las personas
físicas o jurídicas que aparezcan en las operaciones que mueven los sujetos
obligados, aunque no estén hechas por sus clientes.
Por economicidad y
por valoración interna de los factores de riesgo, la exigencia del párrafo
anterior ha de ser matizada por cada
sujeto obligado en base a la recomendación (BP1) del Manual de buenas
prácticas, que aporta dos claves a tener en cuenta:
- a) El informe de autoevaluación del riesgo, del que ya hemos hablado y que servirá para matizar el filtrado de las operaciones por la lista de sanciones.
- b) La sistematización de las bases de datos de clientes, para un efectivo control de las mismas de cara a su filtrado periódico por la lista de sanciones. De esta clave hablaremos a continuación.
Existe un gran
problema en algunas empresas, que dificulta el buen funcionamiento de la diligencia
debida, y que consiste en el archivo de los datos de los clientes en diferentes
bases, lo que obliga a realizar búsquedas simultáneas en varios sistemas
durante los procesos PBCFT. Por ello resulta interesante la centralización de
toda la información de clientes en una PLATAFORMA DE IDENTIFICACIÓN única, que
contenga todos los EXPEDIENTES DE IDENTIFICACIÓN generados por cualquiera de las divisiones
administrativas o comerciales.
La CENTRALIZACIÓN
DE LA INFORMACIÓN DE LOS CLIENTES, no sólo resulta conveniente para facilitar
el filtraje de los nuevos clientes o de las personas que pretendan establecer
con nosotros relaciones de negocio, sino también para mantener sin riesgos toda la cartera de
clientes durante el tiempo de vigencia de los listados de sanciones.
El control de la “cartera de clientes versus lista de
sanciones”, se realizaría cotejando periódicamente mediante procesos
“batch”, la base de datos de clientes contra las nuevas listas que vayan
apareciendo, por si alguno de nuestros clientes
estuviera incorporado en las mismas, lo que exigiría tomar las medidas de
congelación y bloqueo y además, habría que hacer un examen especial del
Artículo 17 de todo el histórico de operaciones realizadas por el cliente
alertado, para así completar la comunicación por indicio que hemos de hacer al
SEPBLAC a raíz de su aparición en la lista de sanciones.
Especialmente
resulta obligada, para una mayor seguridad, la consulta “on line” a las listas
de sanciones cuando se produzcan actualizaciones importantes en el perfil de
los clientes, o modificaciones en el propósito e índole de su relación de
negocios.
En el caso de las
entidades financieras, el filtraje a través de las listas de sanciones no sólo
debe afectar a los clientes, sino también a los beneficiarios de los pagos que
realizan estos clientes, por si alguno de ellos, ya sea persona física o
jurídica estuviera sancionado, lo que obligaría a bloquear la ejecución o
liquidación de estos pagos.
Llegado a este
punto debo indicar que, si para todos los sujetos obligados resulta obligada la
comprobación de las listas de sanciones, para las entidades financieras y
especialmente para las bancarias se ha convertido en una cuestión prioritaria,
por las graves consecuencias que pueden derivarse de un solo incumplimiento.
Nos encontramos, por tanto, en un entorno de responsabilidad estricto, que
puede provocar las mayores multas por incumplimiento en base a la regulación PBCFT,
y lo que es aún más grave, puede perjudicar gravemente la reputación de una
entidad en el ámbito nacional e internacional, sobre todo si de ese
incumplimiento se derivaran acciones
penales.
Especialmente resulta
arriesgado el incumplimiento de esta medida de diligencia debida para aquellos
sujetos obligados que trabajan con ciudadanos y empresas de Estados Unidos, por
la importancia de las sanciones que impone el Tesoro de aquel País, aplicadas y
gestionadas por la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC), y que se
aplican de forma extraterritorial, por lo que los bancos de todo el mundo
pueden ser objeto de dichas sanciones y potencialmente considerados como
responsables de este incumplimiento.
Las restantes
recomendaciones del Manual del SEPBLAC tienen que ver con detalles prácticos
sobre dónde aplicar la lista de
sanciones:
- Como norma general, todos los clientes deben ser filtrados por las listas de sanciones, e igualmente debe ser filtrada la base de datos de clientes cada vez que haya modificaciones en las listas, así como todas las personas físicas o jurídicas que aparezcan en las operaciones que se generen en la actividad de los sujetos obligados (BP2).
- Como norma general, sólo se permitiría la no verificación con las listas de sanciones cuando exista “riesgo cero”. Ha de entenderse como “riesgo cero”, cuando en las operaciones repetitivas de clientes, o de intervinientes que no sean clientes, estos hubiesen sido ya verificados contra las listas de sanciones vigentes en el período de referencia. La no aplicación puntual y sistemática de las listas de sanciones deberá quedar documentada por escrito (BP3).
- La recomendación (BP4) está especialmente diseñada para los sujetos obligados con poco riesgo, por cuanto admite como factor atenuado del riesgo el que el cliente o la operación haya pasado previamente por un sujeto obligado sometido a la lista de sanciones, especialmente si éste pertenece al sector financiero.
Se recuerda que en ningún caso hay eximente de responsabilidad
por el no filtraje por la lista de sanciones basado en esta causa, por lo que
los sujetos obligados que quieran beneficiarse de esta circunstancia, deberán
documentarla debidamente en sus procedimientos internos.
Yo aconsejaría que
pasaran a todos los clientes por el filtro “on line” de la lista de sanciones
durante el proceso de verificación de la
identidad, y asimismo cuando éstos cambiaran sus perfiles de riesgo. De igual
manera, se filtrara por la lista de sanciones la base centralizada de clientes mediante
procesos “batch” cuando aquella sufriera alguna modificación.
En cuanto al filtro
operacional obligatorio por la lista de sanciones, los sujetos obligados con
poco riesgo deberían diferenciar y documentar,
aquellas operaciones que procedan de terceros que tengan sistemas fiables en el control de las listas de
sanciones, entre los que estarían las entidades financieras, de aquellas otras operaciones
que procedan de sujetos obligados de los
que no se tenga constancia de su fiabilidad en el control de las listas de
sanciones. Nunca debiera hacerse una suavización del control de operaciones a
través de las listas de sanciones, cuando éstas fueran de riesgo y así
estuviesen establecidas en el informe
interno de autoevaluación del riesgo.
Las recomendaciones
(BP5), (BP6) y (BP7), inciden
con el fondo de las recomendaciones que ya hemos analizado, que son las (BP2),
(BP3) y (BP4), en las que se nos recomienda el filtraje por las listas de
sanciones no sólo a los titulares de las operaciones, sino a todos los
intervinientes en las mismas (apoderados, autorizados, titulares reales,
avalistas, etc.). En las transferencias recibidas habrá que filtrar al
ordenante de las mismas por las listas de sanciones, y en las transferencias
enviadas, habrá que filtrar, del mismo modo, al beneficiario no cliente.
En las operaciones
de riesgo, no sólo habrá que programar el filtro de los nombres que aparecen en
las casillas de identificación, sino que también habrá que filtrar el texto de las
casillas de concepto, puesto que en las mismas podrían aparecer identidades de
interés para la consecución de los objetivos de congelación o bloqueo de las
listas de sanciones.
GESTIÓN DE LAS ALERTAS
Resulta complicado comentar
el apartado del Manual del SEPBLAC dedicado a las buenas prácticas en la
gestión de alertas, puesto que se limita a hacer algunas recomendaciones que
posiblemente tienen que ver con deficiencias muy concretas conocidas en su labor de supervisión e inspección.
Para comentar este
tema voy a hacer una reflexión general sobre la gestión de las alertas, e
incluiré en la misma las recomendaciones de buenas prácticas del Manual del SEPBLAC,
puesto que se refieren a aspectos de interés en los que posiblemente incida
este Organismo cuando supervise o inspeccione a los sujetos obligados.
Recopilando lo
visto hasta ahora: conocemos las listas de sanciones que los sujetos obligados han
de utilizar para el filtro de los clientes y de las personas físicas o
jurídicas que intervienen en las operaciones que están bajo su responsabilidad. También conocemos los criterios con que los
sujetos obligados han de aplicar las
listas de sanciones, así como las orientaciones sobre dónde aplicarlas, en
relación con los clientes y operaciones.
Realmente, los
problemas operativos comienzan a surgir en la gestión de las alertas, por la propia dinámica de la actividad
financiera, por la automatización necesaria de los sistemas de filtro, por la posible
inseguridad de los resultados alertados, por la complejidad que requiere el
diseño de los sistemas para la determinación del cómo y del dónde aplicar las
listas de sanciones evitando situaciones que no estén cubiertas, por la
gravedad de los incumplimientos, y por la probable limitación de los recursos
humanos para la resolución de los problemas en los que se requiera la toma
inmediata de decisiones.
El sistema de filtraje
por las listas de sanciones, que habrá sido diseñado previamente mediante los
procesos de cumplimiento ya analizados, ha de estar integrado en los procesos de aceptación de clientes
dentro de las áreas comerciales y en los procesos
de control de operaciones, de
clientes y de no clientes, dentro de las áreas de riesgo, con derivación de las
alertas hacia las áreas de control interno, y específicamente dentro de las
mismas, hacia las unidades técnicas para el tratamiento y análisis de la
información.
Una parte de las
recomendaciones de este apartado del Manual de buenas prácticas, tiene que ver
con la organización interna de las
unidades técnicas, como la (BP21),
que aconseja que dentro de las unidades de prevención u órgano de prevención
equivalente haya personas dedicadas en exclusiva a las sanciones y
contramedidas internacionales, o la (BP20)
que exige que las unidades técnicas o los órganos de prevención equivalentes tengan
acceso a toda la información necesaria para la toma de decisiones en la resolución de las alertas, o la (BP22), que recomienda mantener un
archivo con todas las alertas recibidas, o la (BP23), que exige la definición de criterios que impidan la
reiteración de alertas idénticas, o finalmente, la (BP24), que recomienda la aplicación de medidas de diligencia debida
reforzada a las personas sobre las que no pueda afirmarse con certeza que no están incluidas en las
listas de sanciones.
Como puede
observarse en el esquema anterior, son recomendaciones inconexas que han de incluirse
en su lugar adecuado, dentro de los procedimientos internos de las propias unidades
técnicas. También son recomendaciones que tienen conexión operativa con otros procesos,
como por ejemplo, los relativos a las buenas prácticas en la aplicación de las
listas de sanciones.
La organización de
las unidades técnicas, o de los órganos de prevención equivalentes cuando las
primeras no sean exigibles en razón a los umbrales exentos por Ley, corresponde
a la autonomía interna de los sujetos obligados, incluyéndose dentro de esta
autonomía la planificación de los procedimientos internos y el contenido de los
manuales de prevención, en los que lógicamente estarán integrados los procesos
relativos a las listas de sanciones, y en los que siempre se tendrán en cuenta
las recomendaciones que vayan llegando desde
el Supervisor, como por ejemplo, las contenidas en el actual Manual de buenas
prácticas.
Por otra parte, las
recomendaciones (BP17) y (BP19), tienen que ver con los manuales de prevención en lo relativo a
las listas de sanciones, puesto que en los mismos han de describirse de forma
detallada las acciones a realizar cuando se producen alertas sobre posibles
coincidencias de nombres, o la atribución de la capacidad final de decisión en
el tema alertas, a las unidades técnicas
para el tratamiento o análisis de la información, o a su unidad equivalente
dentro de los órganos de prevención del blanqueo.
Tanto la
recomendación (BP18), como una parte
de la (BP19), tienen que ver con la informatización operativa de los manuales
de prevención, para impedir de forma automática que las operaciones se ejecuten mientras no esté
decidido si las alertas de nombres no responden a coincidencias reales (BP18), lo que implica también la
automatización del conocimiento de las alertas por las unidades técnicas o por los
órganos de prevención equivalentes, puesto que éstas son las unidades
operativas sobre las que recaen las responsabilidades últimas de este tipo de
decisiones (BP19).
TOMA DE DECISIONES
El filtrado de
clientes y de operaciones por las listas de sanciones tiene como único objetivo
la congelación o bloqueo provisional de
todos los fondos y recursos económicos cuya propiedad, control o tenencia
corresponda a personas, entidades u organismos que aparezcan en los listados,
tal como queda establecido en el Art.
48.1 del Reglamento de la Ley 10/2010.
Las medidas de
congelación o bloqueo se llevarán a cabo de forma inmediata por cualquier
persona física o jurídica, que también inmediatamente comunicará por escrito a
la Secretaría General del Tesoro y Política Financiera la congelación o el
bloqueo efectuado, incluyendo en la comunicación todos los datos relativos al
titular, la cuantía y naturaleza de los fondos o recursos económicos que se
hubieran congelado o bloqueado y demás circunstancias concurrentes, tal como
queda establecido en el Art. 48.3 del
Reglamento de la Ley 10/2010.
Todos los procesos
analizados hasta ahora, siguiendo el Manual de buenas prácticas del SEPBLAC,
tienen como único objetivo la congelación o bloqueo de los fondos y recursos
económicos de las personas físicas o jurídicas que aparecen en las listas de
sanciones, por lo que este último proceso que analizamos y que hemos denominado
TOMA DE DECISIONES, es el principal
de todos ellos y lógicamente, también ha sido objeto de algunas recomendaciones en el Manual.
La primera de ellas
es la (BP25) que exige tener
establecidos los procedimientos necesarios para el bloqueo y congelación de
fondos.
Estos
procedimientos de congelación o bloqueo estarán circunscritos a los Órganos de
Control Interno establecidos en el Art. 26 de la Ley 10/2010 y el Art. 35 del
Reglamento: OCIC, Representante ante el SEPBLAC y su equipo de cumplimiento,
así como la Unidad Técnica para el Tratamiento y Análisis de la Información o
el órgano de prevención PBCFT con responsabilidades técnicas equivalentes.
Las recomendaciones
(BP26) y (BP27), que tratan del examen especial de los clientes y su
histórico de operaciones, en el caso de
aparecer en las listas de sanciones, o porque fueran contrapartes en
operaciones con personas físicas o jurídicas incluidas en las listas,
constituyen consecuencias lógicas de las obligaciones de información que tienen
los sujetos obligados.
Dentro de los
procedimientos de la recomendación (BP25), también debería quedar establecida no sólo la
comunicación inmediata de congelación y
bloqueo a la Secretaría General del Tesoro y Política Financiera, según lo
establecido por el Art. 48.3 del Reglamento, sino también la comunicación por
indicios al SEPBLAC de esa misma comunicación, con lo que sólo quedaría por
hacer, posteriormente, el trabajo de examen especial propuesto por las recomendaciones (BP26) y (BP27), cuyo
resultado se pondría en conocimiento del SEPBLAC mediante una comunicación por
indicios, según lo establecido en el Art. 18 de la Ley 10/2010.
La recomendación (BP28)
y última del Manual de buenas prácticas del SEPBLAC, no tiene que ver
específicamente con este último proceso
que estamos analizando, sino con la totalidad de los procesos que hemos
estudiado, puesto que la aplicación de listas de personas y entidades sujetas a
sanciones y contramedidas financieras internacionales, no es un proceso cerrado
sino revisable en el tiempo, al igual que lo son las recomendaciones analizadas
de buenas prácticas del SEPBLAC.
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