Los documentos de “Recomendaciones sobre medidas de control interno para la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo” y
la “Ficha de autoevaluación del sistema de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo", fueron
enviados por el Director del SEPBLAC a los sujetos obligados en el mes de abril
de 2013; por tanto, con anterioridad a la publicación del Reglamento (Real
Decreto 304/2014 de 5 de mayo). Pese al tiempo transcurrido conservan todo su
interés operativo y, por ello, siguen publicados en la Web del SEPBLAC, para facilitar
así a los sujetos obligados el cumplimiento de las obligaciones establecidas en
el Art. 26 de la Ley 10/2010.
Para poder cumplir con este
artículo de la Ley, lo que las Recomendaciones aconsejan a los sujetos
obligados es que construyan previamente sus propios “Modelos estándar” con los que poder compararse posteriormente y,
que estos modelos se confeccionen siempre en función del riesgo de cada uno.
El sistema de autoevaluación que
propone el SEPBLAC en sus
Recomendaciones tiene las siguientes fases:
LA CONSTRUCCIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR
En los principios generales de las Recomendaciones, se nos recuerda
que los “Modelos estándar” han de
basarse en los riesgos inherentes a las actividades de los sujetos obligados y a su forma de operar.
Para la construcción de estos modelos
habrá que partir de aquellas experiencias básicas que tienen los sujetos
obligados sobre sus riesgos, inherentes
a los negocios, a los productos y servicios que comercializan, a los sistemas y
canales que utilizan para el movimiento de los fondos, a las tipologías y
actualizaciones de sus clientes y a las zonas geográficas en las que operan.
Los “Modelos estándar” son los
que permiten diseñar posteriormente los procedimientos necesarios de control
interno, así como dotarse de las herramientas tecnológicas y recursos
necesarios para el cumplimiento PBC/FT.
Con estos procesos de
construcción de los modelos, los sujetos obligados van creando sus “trajes a
medida” desde un enfoque propio de riesgo, basado en la naturaleza de sus actividades,
en el tamaño de sus negocios, en las
operativas que siguen, en las particularidades de sus clientes, en las formas de mover los fondos que utilizan,
y en las zonas geográficas con las que negocian.
En la construcción de los
“Modelos”, según se indica en el Documento de recomendaciones del SEPBLAC, deben
abarcarse las materias que se señalan seguidamente, a saber:
- Normativa interna
- Organización interna
- Responsabilidad de administradores y directivos
- Política de admisión de clientes
- Medidas de diligencia debida y su aplicación
- Conservación de la documentación de clientes y operaciones
- Comunicación sistemática de operaciones
- Detección y análisis de las operaciones susceptibles de estar relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo
- Abstención de ejecución
- Comunicación de operaciones susceptibles de estar relacionadas con el blanqueo de capitales o con la financiación del terrorismo
- Cumplimentación de los requerimientos del SEPBLAC u otras autoridades
- Filiares en España o en extranjero y sucursales
- Agentes y otros mediadores
- Verificación interna
- Revisión de procedimientos por experto externo
- Otros extremos relevantes no cubiertos por los puntos anteriores
Este esquema ha de ser
convenientemente adaptado a las peculiaridades
de los sujetos obligados, por lo que se le ha de dar la estructura más o menos
amplia que más convenga internamente. Los conceptos anteriores y sus
implicaciones se encuentran detallados en el punto 3 de las Recomendaciones del
SEPBLAC.
Los “Modelos” han de ser instrumentos dinámicos, en los que se
integren las experiencias internas de los sujetos obligados, así como las
experiencias de los sectores de actividad a los que pertenezcan y, el
conocimiento de los riesgos actuales de BC/FT,
o que sean identificados en el
futuro en el ámbito nacional e internacional, o cualesquiera otros que vayan
surgiendo en el tiempo, puesto que los
modelos tienen que ir evolucionando.
Las Recomendaciones, en sus
principios generales, ponen el foco de la construcción de los modelos, en la sensibilización
de la Alta Dirección y en la participación de toda la organización.
Para conseguir este último
objetivo, los sujetos obligados habrán de definir muy bien, el catálogo o
registro de tipologías de operaciones relacionadas con el BC/FT que les afecten,
acompañando cada una de las tipologías de su correspondiente patrón específico
de riesgos y, las acciones a tomar en el caso en que fuera detectada alguna
tentativa que contuviera la tipología en
cuestión, distribuyendo los riesgos por
departamentos dentro de la organización.
Este catálogo resulta
imprescindible para la participación
proactiva de toda la organización en la prevención del blanqueo de capitales y
de la financiación del terrorismo y, servirá para retroalimentar el
sistema preventivo de cada sujeto obligado, con aquellas nuevas tipologías que se vayan
obteniendo de la experiencia desarrollada por las propias unidades de negocio. (Este
es otro principio general de las Recomendaciones).
El trabajo ha de realizarse de
una forma ordenada, utilizando para ello “plantillas” con las informaciones que
serán requeridas en los informes de autoevaluación, pero siempre adaptadas a
cada negocio.
El SEPBLAC en su Documento nos
ofrece unos ejemplos de “plantillas”, a saber:
Datos identificativos del sujeto obligado
Características del negocio que son relevantes desde la perspectiva
PBC/FT:
- Grupo empresarial en el que se encuadra el negocio
- Relación de filiares o sucursales
- Si el negocio trabaja mediante agentes o mediadores que comercializan los productos
Actividades que se realizan:
- Productos y servicios comercializados
- Especificación de aquellos que presentan más riesgos BC/FT: (Servicios que facilitan el ingreso o movimiento internacional de activos o fondos); (Productos propicios al anonimato o a su utilización por parte de terceros); (Servicios de banca privada o corresponsalía); (Productos susceptibles de reventa posterior)
Sistemas o canales utilizados para el ingreso, movimiento y
transmisión de los fondos con referencias al riesgo que suponen:
- Efectivo
- Tarjetas de crédito o prepago
- Cheques nominativos o al portador
- Transferencias nacionales o internacionales
- Posibilidad de realizar operaciones a distancia o no presenciales
Tipologías de clientes, especificando los que puedan presentar un
mayor riesgo BC/FT:
- Clientes nuevos
- Clientes no residentes
- Clientes con negocios que manejan grandes cantidades de efectivo
- Clientes PRP (Personas con Responsabilidad Pública)
- Clientes cuya estructura de propiedad o de control sea compleja
- Clientes dedicados a determinadas actividades de riesgo
Actuaciones de los clientes que pueden suponer un mayor riesgo de
BC/FT:
- Dificultades en la aplicación de las medidas de diligencia debida
- Realización de operaciones sin sentido lógico o económico aparente
- Transacciones en las que es difícil determinar el origen de los fondos
Zonas geográficas de actividad del sujeto obligado, especificando
aquellas de mayor riesgo con, o en las que éste opera:
- Paraísos fiscales
- Países sujetos a sanciones financieras internacionales
- Países con altos índices de corrupción
- Países con regulaciones deficientes en materia de PBC/FT
Otros factores que se consideren de riesgo en materia de prevención
por el sujeto obligado
Procedimiento a establecer, para que el propio documento o informe
de evaluación del riesgo sea periódicamente revisado y actualizado, teniendo en
cuenta la evolución del negocio y las actividades desarrolladas por el sujeto
obligado, o por otros factores externos que puedan influir en la valoración del
riesgo, como por ejemplo:
- Nuevos métodos, tendencias y productos utilizados para el BC/FT
- Actualizaciones en las listas de países considerados de riesgo
La complejidad de los datos a
introducir en las “plantillas”, justifica el hecho de que la construcción de
los “Modelos” sea un trabajo en equipo, que requiere previamente de una
adecuada metodología para su definición y sistematización.
Son tres las obligaciones que
impone el Art. 26 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo
de capitales y de la financiación del terrorismo:
- Aprobar y aplicar políticas y procedimientos de prevención
- Establecer órganos adecuados de control interno responsables de la aplicación de las políticas y los procedimientos (OCI)
- Aprobar un manual de prevención
Las materias sobre las que han de
establecerse las políticas y los procedimientos son las siguientes:
- Diligencia Debida
- Información
- Conservación de documentos
- Control interno
- Política expresa de admisión de clientes
- Evaluación y gestión de riesgos
- Garantía del cumplimiento de las disposiciones pertinentes y comunicación
El manual de prevención contendrá la aplicación práctica de esas políticas y procedimientos, y estará
dirigido a los encargados de su cumplimiento.
Para diseñar las políticas y
procedimientos que hagan frente a los riesgos que la organización haya ido
perfilando dentro de cada departamento mediante las “plantillas” de trabajo,
los órganos de control interno han de tener muy presente el contenido formal de
la Ley 10/2010 y de su Reglamento, a saber:
- Diligencia Debida: Capítulo II de la Ley y Capítulo II del Reglamento
- Información: Capítulo III de la Ley y Capítulo III, Sección 1ª del Reglamento
- Conservación de documentos: Art. 25 y Capítulo III, Sección 2ª del Reglamento
- Control interno: Capítulo IV de la Ley y Capítulo IV del Reglamento
- Política expresa de admisión de clientes: Art. 26.1, parágrafos 2 y 3 y Art. 33,a,b,y c del Reglamento
- Evaluación y gestión de riesgos: Preámbulo y Capítulo I y Real Decreto 304/2014 y Capítulo I del Reglamento
- Garantía del cumplimiento de las disposiciones pertinentes y comunicación: Capítulo VIII y Capítulo V, Sección 2ª y 4ª del Reglamento.
Los capítulos II, III, y IV de la
Ley, al ser muy reglamentistas, ofrecen en su texto una gran parte de las
directrices necesarias para que los sujetos obligados puedan confeccionar sus
políticas, procedimientos y manuales de prevención, con respecto a la diligencia
debida, la información, la conservación de documentos, el control
interno y la política expresa de admisión de clientes, matizando cada sujeto obligado, a través del
Reglamento, las obligaciones concretas que le atañen en base al régimen de
umbrales en el que esté incluido.
Pero la Ley 10/2010 no ofrece con
tanta claridad, las indicaciones o directrices necesarias para que los sujetos
obligados trabajen con total seguridad las dos materias que restan en nuestro
esquema:
- La evaluación y gestión de riesgos, y
- La garantía del cumplimiento de las disposiciones pertinentes y comunicación
Estas dos últimas materias de
estudio son personalísimas para cada sujeto obligado, y afectan a la totalidad
de su cumplimiento, incluyendo las materias que, como hemos indicado antes,
tienen una fácil adaptación a las
formalidades de la Ley y del Reglamento.
Las “Recomendaciones sobre medidas de control interno para la prevención del
blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo” y la “Ficha
de autoevaluación del sistema de prevención del blanqueo de capitales y la
financiación del terrorismo“ del SEPBLAC, sirven precisamente para ayudar a
planificar:
- La evaluación y gestión de riesgos, y
- La garantía del cumplimiento de las disposiciones pertinentes y comunicación
Para profundizar en la evaluación y gestión de riesgos, que es
una materia en la que, como he indicado, faltan directrices directas en la Ley
10/2010 y en su Reglamento, hemos de imbuirnos del espíritu que impregna
dicha Ley, especialmente de su Preámbulo y Capítulo I, que de alguna
forma nos señalan las fuentes especializadas en las que los sujetos obligados
deben beber para poder evaluar su riesgo, algunas de las cuales (las referidas a
las Directivas) están superadas por la Cuarta Directiva ya en vigor:
- Las 40 recomendaciones del GAFI (Grupo de Acción Financiera Internacional)
- DIRECTIVA (UE) 2015/849 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 20 de mayo de 2015 relativa a la prevención de la utilización del sistema financiero para el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, y por la que se modifica el Reglamento (UE) no 648/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, y se derogan la Directiva 2005/60/CE del Parlamento Europeo y del Consejo y la Directiva 2006/70/CE de la Comisión
- El Código Penal
- La Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias, impulsora de las diferentes órdenes ECO y EHA que se van publicando sobre la materia
En cuanto a la “Garantía del cumplimiento de las
disposiciones pertinentes y comunicación”, es un concepto complejo que yo
entiendo como las “medidas de toda índole que han de tomar los sujetos obligados para asegurarse su no inclusión en el régimen
sancionador establecido en el Capítulo VIII de la Ley 10/2010, y en su
Reglamento”.
La evaluación y gestión de riesgos y la garantía del cumplimiento de
las disposiciones pertinentes y comunicación, han de sustanciarse en lo que
en el Documento de Recomendaciones se denomina: Informe de autoevaluación del riesgo ante el BC/FT. (Primer
principio general del Documento y primera recomendación.)
En este informe, que estará a
disposición del Servicio Ejecutivo en los sujetos obligados que tengan que
hacerlo según su régimen de umbrales, se
describe y evalúa la exposición al riesgo de BC/FT en relación con la actividad
desarrollada por el sujeto obligado, y constituye, como indica el Documento de
Recomendaciones, “la radiografía” del
negocio desde el punto de vista de PBC/FT, en un momento concreto.
La CONSTRUCCIÓN DEL MODELO
ESTÁNDAR, como hemos visto, ha de ser un trabajo de equipo en el que participen
de forma proactiva, la estructura interna de prevención del blanqueo de
capitales y de financiación del terrorismo, las unidades de negocio y, en los
casos necesarios, las empresas de consultoría que asesoren sobre la
especialidad del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo,
tanto desde el punto de vista operativo como legal.
LA COMPARACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR
No puede haber comparación, si previamente no se tiene
construido el “modelo” que la haga
posible, y según indica el SEPBLAC, es como una “radiografía a una fecha
determinada”, en la que se describe y evalúa el riesgo de cada sujeto obligado.
Para abordar la fase de
COMPARACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR, los sujetos obligados han de tener presentes las políticas, los
procedimientos y el manual de prevención que tengan en vigor en el momento de
la comparación, junto con el INFORME DE AUTOEVALUACIÓN DEL RIESGO ANTE EL BC/FT
construido.
La COMPARACIÓN CON EL MODELO
ESTÁNDAR la realiza el OCI, con la colaboración del departamento de prevención
del blanqueo de capitales, sabiendo que dentro del OCI habrá siempre una
representación cualificada de los principales departamentos de negocio y
cumplimiento que tengan relación con la prevención del blanqueo de capitales y
de la financiación del terrorismo, y que necesariamente habrán colaborado en la construcción del “modelo estándar”.
La comparación se realizará confrontando
el último informe en el que se describe
y evalúa la exposición al riesgo de BC/FT en relación con la actividad
desarrollada por el sujeto obligado, y aquellos documentos que contengan
las vigentes políticas y procedimientos fundamentados en el anterior informe sobre
la exposición al riesgo de BC/FT en
relación con la actividad desarrollada por el sujeto obligado, para
comprobar si éstos últimos se ajustan o no al nuevo MODELO ESTÁNDAR. El
resultado de esa comparación servirá para confeccionar el INFORME DE ANÁLISIS DE DISTANCIA AL ESTÁNDAR, que será completado
con un PLAN DE AJUSTE AL ESTÁNDAR.
Se trata de comprobar de una forma metódica y
especializada si los sujetos obligados tienen
sus políticas y procedimientos en materia de prevención BC/FT, que se
concretarán posteriormente en los Manuales de Prevención, adaptadas al riesgo
real inherente a sus actividades y forma de operar, teniendo en cuenta el
sector en el que se ubican, su tamaño relativo, los usos y costumbres del
negocio, el tipo de clientela, si manejan
o no efectivo, el área geográfica donde operan, y cualquier otro factor de riesgo que les sea
específico.
Y una vez comprobado, determinar
la distancia que existe entre la realidad actual y el nuevo objetivo a
conseguir, planificando convenientemente el ajuste necesario y sus fases
temporales.
LA FICHA DE AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE PBC/FT
Esta ficha constituye un anexo a
las conclusiones del informe de análisis de distancia al estándar.
Es un documento que estandariza
las valoraciones de los distintos apartados que debe contener el informe de
análisis de distancia al estándar, en cuatro grandes Grupos de materias:
- Gobernanza
- Diligencia Debida
- Detección, Análisis y Comunicación
- Revisiones
Esta estandarización de
valoraciones se realiza mediante los tres colores de un semáforo:
- Verde, cuando el cumplimiento es satisfactorio y no hay necesidad de medidas adicionales significativas.
- Amarillo, cuando existe un grado de avance sustantivo en el proceso de implantación de las medidas tomadas en el Plan de ajuste al estándar.
- Rojo, cuando resulta necesaria la implantación de mejoras relevantes.
La Ficha de Autoevaluación constituye
un buen barómetro para el Organismo Supervisor, puesto que así conoce con un
golpe de vista los aspectos del sistema de prevención del blanqueo de capitales
y financiación del terrorismo que más le interesan.
El Documento del SEPBLAC viene
acompañado también de un anexo con los contenidos de los cuatro grandes grupos
de materias que contiene la ficha y que quedan sintetizados como sigue:
BASE DE DATOS DE OPERACIONES DE EXAMEN ESPECIAL
En la Recomendación 9-l del
SEPBLAC, se indica que los sujetos obligados han de elaborar una base de datos o registro que contenga
todas aquellas operaciones que hayan sido analizadas de forma especial;
recomendación que ha quedado consolidada como obligación en el Reglamento, en
el Art. 25,3.
Esta base de datos se configura
como una herramienta de gestión y de información para los sujetos
obligados, que deberá estar
permanentemente actualizada y a disposición del SEPBLAC, por lo que le ha de
ser remitida cuando éste la requiera.
Tiene por objeto el adecuado
registro de aquellas operaciones sobre las que cada sujeto obligado haga un
análisis especial. Contendrá, por tanto, todas aquellas operaciones que hayan
sido analizadas de forma especial, conforme lo establecido en el Artículo 17 de
la Ley 10/2010, hayan sido comunicadas o
no al SEPBLAC en base al Artículo 18.
Para cada una de las operaciones,
se registrarán los elementos básicos de la misma (clase de operación, importe,
fecha de establecimiento de la relación con el cliente, nacionalidad del mismo,
sector de actividad, origen y/o destino de los fondos, elementos de riesgo que
hayan hecho saltar la alarma, etc.), incluyendo en la propia base de datos o
registro la explicación motivada de las razones que hayan justificado la
decisión tomada al respecto (comunicación al SEPBLAC, seguimiento, o archivo).
Cuando la base de datos tenga que
ser remitida al SEPBLAC, deberá enviarse
con el contenido y formato determinados
por el Servicio Ejecutivo.
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